【実際はどんなお仕事？】秘書編

秘書の仕事に興味がある方へ

こんにちは。今回は私が現在就いている仕事【秘書】とは一体どんな仕事なのかをお伝えします。

一言に秘書と言っても、様々なポジションがあります。

社長秘書なのか役員秘書なのか、大手なのか中小企業なのか、正社員なのか派遣社員なのかなど、環境により大きな違いがあるのも事実です。

当記事はあくまで私の場合としてお読みいただけますと幸いです。

秘書は事務カテゴリの中の割合としては少数派ポジションになると思いますが、学生さんや興味のある方に向けて少しでもお役に立てればと思いますので、ぜひご覧ください。

Google AIより引用。秘書とは？（要約）

秘書室とは、企業内の専門部署で、社長や取締役などのマネジメント層をサポートする部署です。秘書が所属する組織で、人事部や総務部などに設けられます。

【秘書室の役割】スケジュール管理、社内外との調整、会議準備、来客対応、 文書作成。

【秘書室の組織形態】

• 役員全員に秘書が必要な場合、一人の役員に一人の秘書が必要な場合、または二～三に一人の秘書が必要な場合に「秘書室」という組織を作ります。
• 人事部や総務部などの中に設けるのであれば「秘書課」を作り、人事課や総務課の中に設けるのであれば「秘書係」を作ります。

【秘書室への配属】

• 事務職として経験を積んだり、秘書の能力を証明する資格を取得したりして、経験者採用を目指す方法があります。

【秘書に向いている人の特徴】

• 気が利く人
• 人をサポートすることが好きな人
• 柔軟性があり、まめな人
• 口が堅い人
• 時間を守れる人
• スケジュール・タスク管理能力
• コミュニケーション能力
• ビジネスマナー

就業先企業の秘書【正社員or派遣社員】

本社の秘書室は全員正社員で構成されています。社長をはじめ経営陣付の秘書の方々がいらっしゃいます。

本社秘書室以外の秘書は、全員派遣社員です。

本社に籍を置く役員の中でも、私同様派遣社員の方が秘書を担当しているケースもあります。

となると、この会社で正社員で秘書となるのはだいぶ狭き門となるわけです。まず新卒入社マストです。

高卒・短大卒・専門卒はNG。この会社の社員はあるカテゴリ以外は大学卒または大学院卒（修士・博士）です。

私は本社とは別拠点の某部署の役員秘書を務めています。大手のため、私同様全国に幾つかの拠点があり、そこに役員クラスの人がいる場合は秘書がつきます。

派遣社員の秘書は簡単になれるの？

正直、誰でも出来る気もしますが、難しさもあります。特別なスキルや秘書検定の有無は確認されませんでした。

（私は秘書検定は持っていません。念の為Amazonで２級のテキストを購入しましたが、社会人20年の自分にとっては当たり前のことしか書いていなかったので、あまり役に立たなかったです。派遣社員なのでわざわざ上の級を受けるまでもないかなと、特に受検はしていません。秘書検定は学生さんの新卒応募時には武器になると思います。）

募集要項を確認し、ご自身のスキルで問題なければ応募できます。

基本のOSスキルは必須です。当たり前のように使いますので。

特に予定調整を頻繁に行いますので、Outlookのスケジューラーについてはしっかりとスキル確認されました。

具体的に確認された内容は《Outlookのスケジューラーから予定を登録できるか？会議案内を送付できるか？》くらいでしたが、このあたりが全く分からない・出来ないとなると、採用してもらえないかもしれません。

基本的に派遣社員でわざわざ秘書を募集する企業というのは、ある程度大手な気がします。

派遣会社のふるいにかけられ、通過すれば面談です。面談で企業側がOKであればすぐに就業開始となります。

私が面談をおこなった際、企業側は4名ほど面接官がいました。（派遣だと面接と言えないので、同席者、でしょうか）

案外細かく業務内容を説明いただきました。

私は前任の方が退職されるため代替要員としての採用だったので、前任者が作成してくれた業務内容一覧を見せていただき、こんなことをします、と丁寧に説明いただきました。

面談後、その日中に企業側からOKの通知が来ました。

実際にはやってみないとわからないものですが、面談の時点で説明されたことが理解できたことにより頑張ってみようと思い、就業を決めました。

初体験の秘書、何が大変？

1ヶ月間は引き継ぎ期間がありましたので、マンツーマンでじっくりと取り組みました。

前任の方とは相性が良く、今でもたまに連絡を取らせていただいています。

この期間は楽しかったし充実していましたが、やはり1ヶ月で質問できる相手がいなくなってしまうという怖さもありました。正直必死でした。

独り立ちしてからは丁度時期的に繁忙期に差し掛かってしまい、正直毎日ヘトヘトでした。

当初１番難しいと感じたのは予定調整です。

Outlookの使い方はわかります。（ここ、分からなかったり慣れていないと追い討ちをかけてめちゃくちゃ大変だったと思います。）

ただ、パッときた依頼について、次に何をしたら良いか分からず、固まってしまうのです。

私宛の依頼ではなく、ボス宛の依頼だということ。それに対する処理の感覚が皆無だったのです。

というメールを受信。

みたいにあわあわしていました。

これまでの人生、自分に対するメールやチャットしか受信したことがなかったため、毎回非常に困惑しました。

ただ、誰でも初めてのことは混乱しますよね。

このような調整業務も半年経った今ではサクサクをこなしていますので、本当、時間の問題です。

ちょっと特殊な目線での対応になります。

あとは手土産の手配、会食会場の手配、移動の手配なども何回かやるうちに覚えます。

派遣社員の秘書は外出するの？

私は外出はしません。

本社秘書室の方たち（正社員）も、一緒についていくイメージはありません。

ボスの不在時も予定調整の窓口になるのが秘書です。

会食の手配はしますが会食会場へは行きませんし、出張へ同行もしません。

残業はあるの？

残業はありません。キリが良くない場合に15分くらい残業する時はありますが、ほぼ定時で上がれます。

お休みはちゃんと取れる？休みの日に連絡はくる？

お休みはちゃんと取れます。休みの日に連絡は来ませんし、来ても返さなくてOKです。

土日祝日休みのためカレンダーのお休みの日は全休です。大手ですのでそこはしっかりしていますし、ボスも休んでいます。（たまに土日に接待があるけど、前もって調整済みのため私には連絡は来ません。）

また、有給休暇については、ボスが出勤の日に休んでも全く問題ありません。

休みは休みでしっかり取得すること。但し前日にボスと関係者に翌日休むということは必ずお伝えしています。

急な体調不良でお休みするときは、朝一でボスと関係者に連絡します。

ボスにはTeamsチャットで。所属グループには決められた場所へ投稿します。

在宅勤務はできる？

できます。できますが、所属部門により＆担当業務によりルールが異なります。

私はボス1名についています。1人を担当するということは、0.7人分の業務と換算されます。

所属部門に役員が１名のため複数名を担当することができません。なので秘書以外の業務も兼任しています。

その兼任している業務は出社しないと処理できないことがあるため、私は基本会社に出社しています。

1人で集中して終わらせないといけない業務があったり、熱はないけど喉が痛いなどの体調不良（忙しくて休めない）の時は事情をお伝えして在宅勤務にしています。

あと、社員の有給取得奨励日。この日は会社に行ってもほとんど人がいないので、在宅が許可されています。

派遣社員の方が有給付与日数が全然少ないので、下手に休まず在宅にしています。

ちなみに別の部署で2名の秘書を担当している派遣社員さんは、週の半分は在宅勤務をされています。

彼女は秘書業務オンリーのため、在宅でも問題ありません。

ただ、完全在宅というわけにはいかないので、必要に応じて出社しているとのことです。

お給料はいくら？

派遣社員の私の場合、年収換算で300万円程度です。

時給としては一般事務より若干高めの設定です。

毎年１回、20円くらい上がっていくようですが、派遣ですしある程度の会社の正社員のような昇給は望めません。

もちろん賞与・退職金はありません。

今の仕事のいいところ

同じ拠点で同じ仕事をしている人がいないため、社員の方の指示を待つのではなく常に自分が一次窓口になり、自分で対応していくということにやりがいと責任を感じています。

あまりダラダラする時間はなく、常にある程度緊張した状態であることは私にとっては良いです。暇になるとだらけてしまうので…

3ヶ月くらいすればなんとなく慣れてきて、半年経てばだいぶ流れに乗れている感じになり、自分のペースで打ち込めることに魅力を感じています。

きっとこんな人に向いています

自分のペースで仕事ができる人、業務に集中できる人には向いていると思います。

あと、処理のスピードも重要かもしれません。

返答が欲しいことに対してすぐに返答をくれる秘書さんはやはり好感を持てます。そこで業務が止まらないので大変助かります。また、次から次へと依頼が来るので、あまり1つひとつの対応に時間をかけ過ぎてしまうと停滞してしまいます。

ある程度テキパキされている人に向いているのかな、と思います。

あとは細やかさでしょうか。私は割とマニュアルや資料作成が好きです。

過去の記録をまとめているのですが、会食会場・宿泊先・手土産をいつ、どの案件で、どなたと、という内容とともに整理し、他の方にも見ていただけるようにしています。

あまり溜め込むのが好きではないので、都度まとめて必要な時にさっと見返せる、または情報を差し出せるようにしています。

必要な時に、必要な情報を差し出せることはとても重要と考えます。

あとは目立ちたがり屋さんには向かないかもしれません。結構地味です…

誰と話すわけでもなく、1日の大半パソコンに向かっていますし、本当に1人の世界でやっています。

メールやチャットはたくさん来ますので、こちらのやりとりは多いです。

ただ、静かです・笑

私は黙々と作業に取り組むのが好きなので、合っているかな、と思っています。

まとめ

いかがでしたか？

あくまで私のケースでのお話でしたが、参考にしていただけると幸いです。

また、あくまで派遣社員として＆某企業においての私の目線です。

例えば正社員でしたらもっと多岐に渡る業務が発生することと思いますし、環境によって随分違いが発生すると思います。

そのあたりお含みおきいただければ幸いです。